Pre dlhodobé ciele potrebujete viacročný plán, pre krátkodobé ciele - štvrťročné a pre aktuálne ciele - mesačné, týždenné, denné. Čo je naozaj dôležité pri plánovaní? Tu je 6 najdôležitejších krokov k efektívnemu plánovaniu.

Špecialisti na time management radiaplánovanieaktuálne záležitosti robiť to z perspektívy týždňa, pretože týždeň dáva našim aktivitám širší kontext. Čo treba zvážiť pri organizovaní úloh?

Vďaka časovej tabuli zistíte, že nemusíte robiť všetko! Potom spoznáte radosť z užívania si voľného času. Náš osobný a profesionálny úspech vo veľkej miere závisí od toho, ako si organizujeme čas. Spôsob, akým ho trávime, si vyberáme sami, nesieme aj dôsledky týchto rozhodnutí. Aby sme sa časom dobre spravovali, riaďme sa zásadou Stephena R. Coveyho: „Namiesto toho, aby ste sa sústredili na robenie správnej veci, musíte zamerať svoju pozornosť na robenie správnej veci.“ Naše rozhodnutia o využívaní času ovplyvňujú dve kritériá – naliehavosť a dôležitosť. Často pripisujeme dôležitosť príliš veľa úlohám. Ale správne stanovenie priorít je o uvedomení si toho, čo je nanajvýš v našej hierarchii hodnôt, nielen o reakcii na naliehavé záležitosti. Ako ich od seba odlíšiť? Naliehavosť je kritérium súvisiace s časom, dôležitosťou pre naše ciele. Praktickou pomôckou, ktorá ukazuje rozsah činností a pomáha identifikovať, čo je skutočne dôležité, ječasová tabuľa . Najdôležitejšou podmienkou efektívnej akcie a plánovania je zamerať sa na kvadrant II a súčasne vylúčiť mnohé aktivity z I a III a ignorovať štvrtý štvrťrok.

Dôležité

Časová os: I. štvrťrok

Obsahuje dôležité aj naliehavé záležitosti. Ide o „krízový manažment“ – činnosti strategického významu a naliehavé záležitosti. V tomto štvrťroku pracujeme, využívame naše znalosti na to, aby sme reagovali na mnohé situácie a prijímali výzvy. Tieto záležitosti nemôžeme zanedbať.

Časová os: štvrťrok II

Zahŕňa dôležité, ale nie naliehavé záležitosti. Je to „kvalitná“ štvrť, v ktorej sa riadime sami: robíme si dlhodobé plány, predvídame problémy a predchádzame im, rozvíjame schopnosti, regenerujeme, trávime čas s blízkymi. Čím viac času strávime v tomto štvrťroku, tým viac sa zvyšujenašu schopnosť konať. Zanedbávanie aktivít v ňom rozširuje kvadrant I, ktorý nás nakoniec pohltí, spôsobuje stres a syndróm vyhorenia.

Časová os: kvadrant III

Sú v ňom naliehavé záležitosti, ale nie dôležité. Toto je štvrtina klamu, pretože šum okolo toho, čo je naliehavé, môže vytvoriť ilúziu dôležitosti. V tomto kvadrante vykonávame akcie, ktoré sú aktuálne, ale pre niekoho iného dôležité, plníme očakávania iných ľudí mysliac si, že sme v kvadrante I.

Časová os: IV kvadrant

Toto nie sú naliehavé a nedôležité záležitosti. Minimalizáciou času stráveného v tomto štvrťroku získame čas na skutočne dôležité veci.

ČASOVÝ TABUĽKA
DÔLEŽITÉ

URGENT

  • krízové ​​situácie;
  • naliehavé záležitosti;
  • úloh s dátumom realizácie, stretnutia, prípravy na stretnutia.

URGENT

  • príprava;
  • špecifikujte hodnotu;
  • plánovanie;
  • budovanie vzťahu;
  • skutočná rekreácia;
  • zverenie zodpovednosti
NEPLATNÉ
  • niektoré telefóny;
  • nejaké listy, správy;
  • niektoré stretnutia;
  • najbližšie naliehavé záležitosti;
  • veľa bežných aktivít.
  • každodenný život, pravidelné aktivity;
  • nezáväzná korešpondencia;
  • niektoré telefóny;
  • žrútov času;
  • potešenie;
  • pozeranie televízie príliš dlho.

1. Efektívne plánovanie: premýšľajte o svojej vízii a poslaní

Keď začnete plánovať svoje aktivity, myslite na to, čo je vo vašom živote najdôležitejšie. Premýšľajte o svojej vízii, o tom, čo by ste chceli robiť, o pravidlách, ktorými sa riadite (kompas!). Aj keď sa to môže zdať vzdialené, je to mimoriadne dôležité, pretože vaše presvedčenie ovplyvňuje ciele, ktoré si stanovíte, rozhodnutia, ktoré robíte, a spôsob, akým trávite čas.

Premyslenie nad vlastným poslaním je nevyhnutnou podmienkou pre konanie podľa toho, čo je dôležité, pretože má silný vplyv na realizáciu ostatných aktivít zaradených do II. Ak je vaším životným krédom osobný rozvoj, byť s rodinou, objavovanie hodnoty života či spoločenská aktivita, tak tým, že sa k tomu občas vrátite, si to najdôležitejšie vtlačíte do pamäti. Misia vytvorí rámec, v ktorom sa budete rozhodovať v ďalších fázach plánovania.

2. Efektívne plánovanie: definujte svoje roly

Roly sú symbolom povinností, vzťahov s ľuďmi, aktivít v prospech spoločnosti. Ich jasná definícia vytváraprirodzená štruktúra, ktorá nám umožňuje udržať rovnováhu. Úlohy, ktoré hráte, sú založené na vašom poslaní. Uveďte svoje úlohy na papieri (napr. manželka, matka, študent, manažér, riaditeľ, člen športového klubu). Výskumy ukazujú, že objavovať sa vo viac ako siedmich je neúčinné, preto skúste napríklad skombinovať určité funkcie. Identifikácia životných rolí vám pomáha vidieť život ako celok – môžete vidieť, že to nie je len práca alebo rodina, ale všetko spolu. Keď opisujete svoje úlohy, všimnete si „dôležité, ale nie naliehavé“ záležitosti (2. štvrťrok), ktoré sa zvyčajne ignorujú. Okrem rolí pridajte do týždenného rozvrhu aj „ostrenie píly“. Je to energia, ktorú by sme mali vložiť do zdokonaľovania našich zručností v štyroch základných dimenziách života – fyzickej, sociálnej, intelektuálnej a duchovnej. Pohltení „pilovaním“ (dosahovaním výsledkov) zabúdame „naostrovať pílu“ (udržiavať alebo rozvíjať schopnosť dosahovať výsledky v budúcnosti). Ak napríklad nešportujeme (fyzická sféra), nerozvíjame vedomosti (sociálna sféra), nesledujeme najnovší vývoj v našom odvetví (intelektuálna sféra) alebo nevieme, čo je pre nás dôležité v život (duchovná sféra), môžeme „otupiť“ nerovnováhou.

3. Efektívne plánovanie: stanovte si ciele pre každú rolu

Zamyslite sa nad najdôležitejšou vecou, ​​ktorú môžete tento týždeň urobiť v každej úlohe, aby ste dosiahli pozitívne výsledky. Čo je dôležité, napríklad ako manželka, manžel, rodič, zamestnanec? Pri hľadaní aktivít používajte kompas, nie hodinky a sústreďte sa na to, čo je dôležité, nie naliehavé. Môže to byť napríklad rande s manželom, viac času na dieťa, zbieranie informácií na kurze rýchločítania, meditácia. Stanovte si jeden alebo dva ciele pre každú rolu.

4. Efektívne plánovanie: naučte sa robiť rozhodnutia

Aby ste premietli ciele 2. štvrťroka do akčného plánu, musíte sa naučiť robiť správne rozhodnutia počas celého týždňa. Často sa snažíme nájsť si čas na „dôležité“ aktivity v I. a III. štvrťroku, ktoré sú už teraz plné aktivít. Vrháme sa od jedného prípadu k druhému, zverujeme ho niekomu inému, odkladáme ho v nádeji, že si nájdeme čas na to najdôležitejšie. Ale – ako píše Stephen R. Covey – „[…] nejde o to uprednostniť plány, ale plánovať priority.“ Predstavte si širokú nádobu, do ktorej vložíte veľké kamene. Aj keď je dóza naplnená kamienkami, nie je plná, do medzier môžete nasypať štrk. Pravdou však je, že nádoba stále nie je plná - môžete pridať piesok a nakoniec pridať trochu vody. Našimi cieľmi v druhom štvrťroku sú „veľké kamene“. Ak sa najprv budeme zaoberať inými vecami - vodou,piesok a štrk a potom chceme dať do plánu veľké kamene, naše pokusy sa ukážu ako márne. Ale ak vieme, ktoré veci sú veľké kamene a usadíme ich pred všetkými ostatnými, uvidíme, koľko toho môžeme dosiahnuť a koľko vody, piesku a štrku je v prázdnych priestoroch. Dosiahneme to, čo považujeme za dôležité a zároveň tomu „prispôsobíme“ ďalšie aktivity.

5. Efektívne plánovanie: organizujte si každý deň

Vašou každodennou úlohou je urobiť najdôležitejšie veci ako prvé, napriek neočakávaným okolnostiam a výzvam dňa. Niekedy sa vám podarí plán zrealizovať, inokedy ho bude treba zmeniť, no pri rozhodovaní sa spoliehajte na indície svojho vnútorného kompasu. Aby som to najdôležitejšie dal na prvé miesto, ráno:

PREDSTAVTE SI PRIEBEH DŇA- prezrite si týždenný rozvrh, nájdite svoju pozíciu, pozrite si tento deň v kontexte 7 dní. Pomôže vám to primerane reagovať na neočakávané situácie.

NASTAVTE PRIORITY- označte svoje akcie symbolmi I. a II. štvrťroku - vďaka tomu budete mať istotu, že záležitosti z III. Ak je potrebné ďalšie stanovenie priorít, označte podrobnejšie aktivity štvrťrokov I a II (napr. krúžkom).

DEFINUJTE ČAS A ČAS ÚLOHY- oddeľte tie, ktoré je možné vykonať kedykoľvek počas dňa. Zapíšte si aj časové limity pre konkrétne aktivity.

6. Efektívne plánovanie: zhodnoťte svoju efektivitu

Na konci týždňa sa zamyslite nad tým, aké ciele ste dosiahli, akým výzvam ste čelili, aké rozhodnutia musíte urobiť a ak ste sa rozhodli, najdôležitejšie veci boli na prvom mieste. Týždenný súhrn vám pomôže vyhnúť sa opakovaniu rovnakých chýb, umožní vám byť efektívnejší v nasledujúcich týždňoch.

mesačník "Zdrowie"

Kategórie:

Psychológia